مدیریت زمان چیست و چگونه آن را انجام دهیم؟

مدیریت زمان یک مهارت حیاتی است که هر فردی برای رسیدن به موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود باید آن را بیاموزد. بسیاری از افراد به راحتی در هرج و مرج کارهای روزانه گرفتار می‌شوند و اهداف خود را فراموش می‌کنند. به همین دلیل است که درک اصول مدیریت زمان و نحوه به کارگیری موثر آنها بسیار مهم است. ما در این مقاله به شما خواهیم گفت که مدیریت زمان چیست و چگونه آن را انجام دهیم؟ همچنین نکات و راهکارهای عملی مدیریت زمان را بررسی خواهیم کرد. چه دانشجو باشید، چه متخصص یا صرفاً فردی که می‌خواهید از زمان خود بهترین استفاده را ببرید، این مقاله برایتان مفید خواهد بود. این مقاله، دانش و ابزارهایی که برای کنترل برنامه خود و رسیدن به اهدافتان نیاز دارید را در اختیارتان قرار می‌دهد.

مدیریت زمان چیست؟

تعریف مدیریت زمان: مدیریت زمان عبارت است از هماهنگ سازی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فرد. اساساً، هدف از مدیریت زمان این است که افراد را قادر سازد تا کارهای خود را با کیفیت بالایی در مدت زمان بهینه و تعیین شده انجام دهند.

مهم‌ترین عناصر مدیریت زمان عبارتند از سازماندهی، زمانبندی و برنامه‌ریزی برای بهترین استفاده از زمان موجود. در تکنیک‌های مدیریت زمان همچنین موقعیت خاص یک فرد، قابلیت‌ها و مشخصه‌های مربوط به او، در نظر گرفته می‌شوند.

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

اهمیت مدیریت زمان در توانایی آن در معنا بخشیدن به زمان است. توانایی مدیریت کردن زمان به شما کمک می‌کند تا کارهایتان را با کیفیت و به طور موثر انجام دهید تا سرانجام به اهداف خود برسید. مدیریت زمان همچنین به مدیران کمک می‌کند تا درک کنند که کارکنان چه توانایی‌هایی دارند و اهداف واقع بینانه را تعیین کنند.

مدیریت ضعیف زمان باعث می‌شود که اهداف خود را از دست بدهید، کار ضعیفی ارائه داده، بیش از حد تحت استرس و مضطرب قرار بگیرید و با کمبود زمان مواجه شوید. این یعنی زمانی که از زمان به طور ناکارآمد استفاده شود، اثرات مخربی روی روحیه و نتیجه کار خواهد داشت.

فقر زمانی نتیجه مدیریت ضعیف یا عدم وجود زمان کافی است. افراد زمانی خود را در این وضعیت می‌بینند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند اما زمان کافی برای انجام آن ندارند. چنین وضعیتی باعث می‌شود تا علیرغم سخت کوشی احساس کنند که به اندازه کافی کارآمد نیستند و نمی‌توانند وظایف خود را به خوبی انجام دهند.

بدون مدیریت زمان، افراد به طور مداوم به محرک‌های بیرونی واکنش نشان می‌دهند و نمی‌توانند کار و زندگی خود کنترل کنند. نکته‌ای که باید مد نظر داشته باشیم این است که هر کاری که ما بخواهیم انجام دهیم زمان‌بر است؛ اما برخی از کارها ارزش و اولویت بیشتری نسبت به کارهای دیگر دارند. بنابراین ابتدا باید برنامه‌ریزی کنیم بعد و زمان مناسب را به هر کار اختصاص دهیم.

چگونه وقتمان را هدر می‌دهیم؟ ۱۳ کاری که زمان را هدر می‌دهد

بسیاری از ما با کارهایی که در طی روز انجام می‌دهیم، وقتمان را تلف می‌کنیم؛ بدون این حتی متوجه آن باشیم. شناختن کارهایی که منجر به اتلاف وقت می‌شوند، به ما کمک می‌کند تا قدم‌های لازم برای رفع آن‌ها را برداریم.

برخی از رایج‌ترین کارهایی که باعث می‌شوند زمان خود را هدر دهیم عبارتند از:

برنامه‌ریزی نکردن برای وعده‌های غذایی

عادت کنید که از یک هفته جلوتر برای وعده‌های غذایی و میان وعده‌های خود برنامه‌ریزی کنید. بدون داشتن برنامه‌ریزی منظم برای وعده‌های غذایی، به احتمال زیاد هر روز زمان زیادی از فرصتی که در اختیار دارید را صرف تصمیم‌گیری برای خوردن و خرید مواد لازم خواهید کرد. زمانی که از قبل بدانید چه غذاهایی قرار است بپزید، می‌توانید با پخت دسته‌ای و فریز کردن تا حد زیاید در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

تماشای تلویزیون از روی عادت

آیا تا به حال به این موضوع توجه کرده‌اید که هنگام عصر چند ساعت روی مبل یا جلوی تلویزیون دراز می‌کشید و تلویزیون نگاه می‌کنید؟ شاید گاهی اوقات به‌خاطر بی‌حوصلگی یا صرفاً از روی عادت، تلویزیون تماشا کنید و اصلا متوجه گذر زمان نباشید! تماشای تلویزیون به خود خود چیز بدی نیست اما مدت زمان آن باید پیگیری و کنترل شده باشد. علاوه بر این، این موضوع را در نظر بگیرید که آیا این کار باعث اتلاف وقت شما می‌شود یا نه؟ آیا کار مفیدتری وجود دارد که بتوانید به جای آن انجام دهید؟

چک کردن بی‌هدف شبکه‌های اجتماعی

همراهی با رسانه‌های اجتماعی برای بسیاری از ما مهم است. با این حال، از دست دادن زمان و بی‌هدف بودن در مورد چرایی و آنچه که به آن نگاه می‌کنید، می‌تواند باعث اتلاف وقت زیادی شود. مدت زمانی که در رسانه‌های اجتماعی می‌گذرانید را بررسی و اندازه‌گیری کنید. شاید نیاز باشد استفاده از این رسانه‌های اجتماعی را محدود کنید.

نداشتن لیست کارها (To Do list)

داشتن فهرستی ذهنی از کارهایی که باید انجام دهید به این معنی است که احتمال فراموش کردن آن‌ها بسیار زیاد است.

نوشتن کارها و چند بار دیدن این لیست در طی روز باعث می‌شود تا:

• موارد مهم به شما یادآوری شود.
• کارهای فوری را اولویت‌بندی کنید.
• اتکا به حافظه خود را متوقف کنید در نتیجه مغز شما برای چیزهای دیگر آزاد می‌شود!

از قبل برنامه‌ریزی نکردن

برنامه‌ریزی به شما این امکان را می‌دهد که یک دید کلی از آنچه که باید انجام شود و اینکه در چه زمانی انجام شود، داشته باشید. با این کار شما از قبل می‌دانید که باید زمان خود را در کجا و روی چه چیزی صرف کنید. برنامه‌ریزی کردن از اتلاف وقت با بی‌نظمی و عدم تمرکز جلوگیری می‌کند.

به تعویق انداختن کارها

از عقب انداختن کارهایی که واقعاً نمی‌خواهید انجام دهید، دست بردارید. کار امروز را به فردا نسپارید و ببینید که چقدر احساس سبکی خواهید کرد. به تعویق انداختن فقط وقت شما را تلف می‌کند. یا تصمیم بگیرید که این کار را امروز انجام دهید، یا ضرب الاجل (ددلاین) دیگری برای کوتاه مدت تعیین کنید، یا اینکه انجام دادن آن را از سرتان بیرون کنید. اگر واقعاً آنقدر مهم باشد، چرا الان آن را انجام نمی‌دهید؟

سازماندهی نشدن

کارآمد و منظم نبودن و دویدن مثل مرغ بی‌سر می‌تواند وقت شما را تلف کند. کارهایتان سازماندهی کنید تا بتوانید از قبل برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید، آماده شوید و در صورت بروز هر گونه مشکل یا شرایط اضطراری بتوانید کنترل شرایط را به دست بگیرید. وقتی نظم نداشته باشید به‌راحتی چیزها را گم خواهید کرد و وقتتان را به دنبال پیدا کردن آن‌ها تلف می‌کنید. بنابراین سعی کنید منظم باشید تا بتوانید آنچه را که نیاز دارید سریعا پیدا کنید.

پر کردن بیش از حد لیست کارها

اگر کارهای زیادی برای انجام دادن به خود بدهید، ذهن شما نمی‌تواند تمرکز کافی داشته باشد. برای انجام کارها مجبور خواهید بود عجله کنید، بدون اینکه کار اول را به سرانجام برسانید به سراغ کار بعدی می‌روید و به خودتان استرس می‌دهید. در نهایت نیز برخی کارها را فراموش می‌کنید. با پر کردن بیش از حد لیست کارها، تنها کاری که انجام می‌دهید این است که وقت و انرژی خود را تلف می‌کنید.

حاشیه رفتن

یکی از رایج‌ترین کارهایی که باعث هدر دادن وقت می‌شود، این است که به خودتان اجازه دهید از کاری که انجام می‌دهید منحرف شده و به حاشیه بروید. سعی کنید تمرکز خود را حفظ کنید و قبل از اینکه به کار بعدی بروید، یک کار را کامل کنید.

کارهایی که برای اجتناب از حواس پرتی می‌توانید انجام دهید:

• قرار دادن موبایل خارج از دید
• محدود کردن زمان تماشای تلویزیون، موبایل و لپ تاپ
• چک کردن پیام‌ها و ایمیل‌ها فقط در زمان‌های خاص تعیین شده
• محدود کردن زمان استفاده از برنامه‌های شبکه‌های اجتماعی

عدم تعیین زمان آزاد در برنامه

کارها را در یک زمان خیلی کوتاه فشرده نکنید. در چنین شرایطی اگر کار اضطراری و از پیش تعیین نشده‌ برایتان پیش بیاید متوجه می‌شوید که زمانی برای انجام ان ندارید و باید کار دیگری انجام دهید. حتی در صورت انجام آن کار، در نهایت برنامه‌ریزی شما به هم خواهد خورد. با داشتن کمی آزادی عمل و انعطاف در برنامه خود، به احتمال زیاد همه کارها می‌توانید را انجام دهید و زمانی را که در دسترس دارید تلف نمی‌کنید.

چک کردن پیام‌ها زمانی که نمی‌توانید به آن‌ها پاسخ دهید

زمانی که فرصت کافی ندارید، پیام‌ها و ایمیل‌هایتان را باز نکنید. ممکن است بعد از خوانده شدن آن‌ها متوجه می‌شوید که در آن پیام از شما خواسته شده اقدامی انجام دهید و الان وقت کافی ندارید. پس آن را به عنوان پیام یا ایمیل خوانده شده علامت‌گذاری می‌کنید و بعداً به آن باز می‌گردید. این بدان معناست که وقتی دوباره به سراغ آن می‌روید، آن را دو بار خوانده‌اید.

چندوظیفه بودن (مالتی تسکینگ)

اگر کارهای زیادی داشته باشید و بخواهید که همه آن‌ها را به صورت موازی پیش ببرید، ممکن است در واقع هیچ کاری را به خوبی انجام ندهید. با انجام چند کار نمی‌توان به خوبی تمرکز کرد. در نتیجه هیچ کدام از کارها به سرانجام نمی‌رسند و فقط وقت شما تلف می‌شود. بنابراین، به جای چند وظیفگی، کار کمتری کنید، اما مطمئن شوید که آن را به درستی انجام می‌دهید.

هدف نداشتن

مطمئن شوید هر کاری که در زندگی انجام می‌دهید، برای هدف خاصی است. از خودتان بپرسید:

• هدف از انجام این کار چیست؟
• این کار برایتان چه ارزشی ایجاد می‌کند؟
• آیا به کسی کمک می‌کند؟
• آیا برای خانواده‌تان مهم است؟
• آیا انجام دادن این کار درست است؟

اگر نتوانستید پاسخ خوبی به این سوالات بدهید، بهتر است تجدید نظر کنید؛ چراکه ممکن است آن کار را صرفا از رو عادت انجام دهید و باعث اتلاف وقتتان شود.

چرا برای مدیریت زمان باید برنامه‌ریزی کنیم؟

ممکن است برنامه‌ریزی کاری کسل‌کننده به نظر برسد که زمان‌بر است و فقط سرعت شما را کند می‌کند. اما حقیقت این است که برنامه‌ریزی در درازمدت باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. این کار به شما امکان می‌دهد برای موانع و تغییرات پیش بینی نشده‌ای که ممکن است در آینده با آن روبرو شوید آماده شوید و کارهایتان را به درستی اولویت‌بندی کنید.

به طور خلاصه، یادگیری برنامه‌ریزی، جزء کلیدی مدیریت زمان است. برنامه‌ریزی همچنین استرس را کاهش می‌دهد، زیرا باید به شما این امکان را بدهد که دیدگاهی واقع‌بینانه از آنچه می‌توانید در مدت زمان معین به دست آورید، پیدا کنید.

چگونه از میتینگ‌ها و جلسات بیهوده اجتناب کنیم؟

• قبل از برنامه‌ریزی جلسه، بررسی کنید که آیا آن جلسه ضروری است یا خیر.
• اگر جلسه ضروری است، هدف و نتایج مورد انتظار را تعریف کنید.
• جلسه را مختصر نگه دارید و مطمئن شوید که فقط افراد درگیر، در جلسه حضور دارند.
• برای جلسات جایگزین‌هایی مانند ایمیل، پیام‌رسانی فوری و ابزارهای همکاری در نظر بگیرید.
• با اجتناب از جلسات غیرضروری که می‌تواند مانع بهره‌وری شود، به وقت افراد احترام بگذارید.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

مدیریت زمان برای همه افراد، صرف نظر از شغلشان، ضروری است. در ادامه نکاتی آورده شده است که می‌تواند برای افراد در نقش‌های مختلف مفید باشد. ممکن است کمی آزمون و خطا نیاز داشته باشید، اما با پشتکار و تمرین، هر کسی می‌تواند یاد بگیرد که زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.

وظایف را اولویت بندی کنید

فهرستی از کارها تهیه کنید و وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنید. افرادی که در پست‌های رهبری یا نقش های مدیریتی هستند ممکن است نیاز داشته باشند وظایفی را به اعضای تیم خود محول کرده و وظایفی را که برای دستیابی به اهدافشان حیاتی است اولویت بندی کنند.

از عوامل حواس‌پرتی اجتناب کنید

زمان صرف شده در رسانه‌های اجتماعی، تلویزیون و سایر مواردی را که می‌توانند زمان ارزشمند شما را به خود اختصاص دهند، محدود کنید. افرادی مانند نویسندگان و طراحان که در شغل خود به خلاقیت نیاز دارند، ممکن است مفید باشد که زمان‌های خاصی را برای کارهای خلاقانه بدون حواس پرتی در نظر بگیرند.

پروژه‌های بزرگ را تجزیه کنید

پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. این کار می‌تواند به جلوگیری از سردرگمی کمک کند و اطمینان حاصل می‌شود که هر کار به طور موثر انجام خواهد شد. این رویکرد به خصوص برای افرادی که مشاغل فنی یا مهندسی دارند بسیار مفید است.

از ابزارها و تکنولوژی استفاده کنید

از تکنولوژی‌ها و ابزارهای مدیریت زمان برای ساده کردن وظایف و خودکارسازی کارهای تکراری استفاده کنید. ابزارهای مدیریت زمان برای تمام افراد در هر سن و شغلی مناسب هستند.

برای استراحت‌ زمان‌بندی کنید

استراحت در واقع می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و به جلوگیری از فرسودگی کمک کند. افرادی که در مشاغل پر استرس مشغول به کار هستند، مانند متخصصان مراقبت‌های بهداشتی و امدادگران اورژانسی، با بهره‌مندی از زمان بندی استراحت در طول روز می‌توانند دقت، تمرکز و انرژی خود را تجدید کنند.

مزایای مدیریت زمان چیست؟

زمان منبع گرانبهایی است که همه ما مقدار محدودی از آن را داریم. صرف نظر از جنسیت، سن و کاری که انجام می‌دهید، فقط ۲۴ ساعت در روز فرصت دارید تا هر کاری را که نیاز دارید انجام دهید. به همین دلیل مدیریت زمان بسیار مهم است. وقتی زمان خود را به طور مؤثر مدیریت می‌کنید، می‌توانید در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسید، استرس و اضطراب را کاهش دهید و کیفیت کلی زندگی خود را بهبود بخشید. یادگیری مدیریت زمان به صورت حرفه‌ای مزایای زیادی دارد از جمله:

افزایش بهره‌وری

مدیریت زمان موثر برای افزایش بهره‌وری بسیار مهم است. با برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی وظایف خود، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که از زمان خود به نحو احسن استفاده می‌کنید و ابتدا روی مهم‌ترین وظایف کار می‌کنید. در نتیجه کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام می‌دهید و در پایان روز احساس موفقیت می‌کنید.

کاهش استرس و اضطراب

یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت زمان این است که می‌تواند به کاهش استرس و اضطراب کمک کند. وقتی برنامه‌ای دارید و می‌دانید چه کاری باید انجام دهید، با احساس وظیفه بیشتری کار می‌کنید. این می‌تواند به شما کمک کند که کنترل بیشتری روی شرایط داشته باشید و استرس را کاهش دهید.

بهبود مهارت‌ تصمیم‌گیری

مدیریت زمان از شما می‌خواهد که در مورد نحوه تخصیص زمان و اولویت‌بندی وظایف خود تصمیم بگیرید. این می‌تواند به بهبود مهارت تصمیم‌گیری شما کمک کند زیرا یاد می‌گیرید که اهمیت وظایف مختلف را بسنجید و نحوه گذراندن وقت خود را انتخاب کنید.

تقویت تعادل بین کار و زندگی

مدیریت زمان موثر می‌تواند به شما کمک کند تا با اطمینان از اینکه هم برای کار و هم برای فعالیت‌های شخصی وقت می‌گذارید، به تعادل بین کار و زندگی بهتری دست یابید. با برنامه‌ریزی برای تعهدات کاری و شخصی خود، می‌توانید از کار بیش از حد و فرسودگی شغلی جلوگیری کنید و زمانی را برای سرگرمی، خانواده و دوستان اختصاص دهید.

بهبود انگیزه و خود انضباطی

وقتی برنامه‌ای دارید و می‌دانید چه کاری باید انجام دهید، به احتمال زیاد برای دستیابی به اهداف خود انگیزه و نظم پیدا می‌کنید. این می تواند به شما کمک کند حتی زمانی که با حواس پرتی یا شکست مواجه می شوید، متمرکز بمانید و در مسیر حرکت کنید.

بهبود کیفیت کار

مدیریت زمان موثر کیفیت کار شما را بهبود می‌بخشد. وقتی زمان بیشتری برای تمرکز روی وظایف خود دارید، می‌توانید برای انجام درست آنها وقت بگذارید و اطمینان حاصل کنید که کار، با کیفیت و مطابق با استانداردها انجام می‌شود.

تکنیک های مدیریت زمان افراد موفق (۱۰۰ درصد تضمینی)

مدیریت زمان افراد موفق با افراد معمولی تفاوت‌های زیادی دارد؛ چراکه این افراد توانسته‌اند به صورت عملی و کاربردی، این مهارت حیاتی را برای به حداکثر رساندن بهره‌وری و استفاده حداکثری از زمان خود به کار بگیرند. بیایید تکنیک‌های مدیریت زمان افراد موفق را بررسی کنیم.

اولویت بندی با تکنیک ماتریس آیزنهاور

افراد موفق وظایف خود را اولویت بندی می‌کنند و ابتدا روی مهم‌ترین آنها تمرکز می‌کنند. آنها از تکنیک‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور استفاده می‌کنند که به دسته‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت و سپس اولویت‌بندی بر اساس آن کمک می‌کند.

ایجاد بلوک‌های زمان

بلوک‌های زمانی برای هر کدام از وظایف و فعالیت‌ها به صورت مجزا تعریف می‌شود. افراد موفق از این تکنیک استفاده می‌کنند تا زمان خود را به نحو احسن تخصیص دهند و اطمینان حاصل کنند که در پربارترین ساعات خود بر روی مهم‌ترین وظایف خود کار می‌کنند.

تک وظیفگی

افراد موفق به جای چند کار، بر روی یک کار تمرکز می‌کنند. تک‌وظیفگی می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد. آنها وظایف خود را اولویت‌بندی کرده و جداگانه روی آنها کار می‌کنند نه به صورت موازی، تا زمانی که همگی آنها کامل شوند.

تفویض اختیار

افراد موفق به جای اینکه بخواهند همه کارها را خودشان انجام دهند، در مواقع مناسب وظایف را به دیگران محول می‌کنند. این کار باعث آزاد شدن زمان آنها می‌شود و به آنها اجازه می‌دهد تا روی مهم‌ترین وظایف خود تمرکز کنند.

هدف گذاری بلند مدت و کوتاه مدت

افراد موفق اهداف روشن و مشخصی را – چه کوتاه مدت و چه بلند مدت – برای خود تعیین می‌کنند. آنها از این اهداف برای هدایت کار خود و اطمینان از پیشرفت در جهت اهداف خود استفاده می‌کنند.

ثبت زمان

افراد موفق زمان خود را ثبت می‌کنند و نحوه صرف آن را پیگیری می‌کنند. این به آنها کمک می‌کند تا زمینه‌هایی که می‌توانند بهره‌وری خود را بهبود بخشند و تغییراتی که می‌توانند در عادات مدیریت زمان خود ایجاد کنند را شناسایی کنند.

ذهن آگاهی

افراد موفق ذهن آگاهی را تمرین می‌کنند و در لحظه حضور دارند. این به آن‌ها کمک می‌کند تا به جای پرت شدن توسط عوامل خارجی، روی وظایف خود تمرکز کنند و بهره‌ورتر باشند.

نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی

یکی از بهترین روش‌های مدیریت زمان، استفاده از برنامه‌ها و نرم افزارهای مدیریت زمان است. اکنون ممکن است این سوال برایتان پیش بیاید که بهترین نرم افزار مدیریت زمان چیست؟ ابزارهای بسیاری وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید زمان خود را هنگام کار مدیریت کنید یا از آن‌ها برای مدیریت زمان استفاده از شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. شاید حتی نیاز به چند مورد از این ابزارها داشته باشید. در ادامه برخی از این ابزارها را به شما معرفی می‌کنیم.

نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی: رسکیو تایم (RescueTime)

رسکیو تایم برنامه‌ای است که می‌توانید آن را روی کامپیوتر و موبایل خود نصب کنید. این برنامه به صورت خودکار در بک‌گراند اجرا می‌شود و میزان زمان استفاده از برنامه‌های مختلفی که استفاده می‌کنید، فایل‌هایی که باز می‌کنید و وب سایت‌هایی که از آن‌ها بازدید می‌کنید را ثبت می‌کند.

با RescueTime، می‌توانید:

• میزان زمانی که در برنامه‌ها و وب‌سایت‌های مختلف صرف می‌کنید را نظارت کنید.
• اهداف و هشدارهایی را تنظیم کنید تا به شما کمک کند در مسیر خود بمانید.
• بهره‌وری خود را تحلیل کنید و زمینه‌هایی که می‌توانید بهبود دهید را شناسایی کنید.
• وب‌سایت‌ها و برنامه‌های مزاحم را در ساعات خاصی از روز مسدود کنید.
• گزارش‌هایی از اینکه چگونه زمان خود را سپری می‌کنید ایجاد کنید.

نرم افزار مدیریت زمان برای کامپیوتر: تاگل (toggl)

Toggl یک ابزار مدیریت زمان همه کاره است که می‌تواند برای اهداف مختلف استفاده شود. اگر برای پیگیری هزینه‌های مالی نیاز به پیگیری زمان خود داشته باشید، یا بخواهید پروژه‌ها را به طور مؤثرتری مدیریت کنید یا بهره‌وری خود را بهبود بخشید، Toggl می‌تواند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند. تاگل را می‌توانید روی سیستم‌های ویندوز و مک نصب کنید.

کارهایی که با toggl می‌توانید انجام دهید:

• ردیابی زمان: میزان زمان صرف شده برای کارها یا پروژه‌ها را پیگیری کنید.
• مدیریت پروژه: وظایف را تعیین کنید، ضرب الاجل تعیین کنید و پیشرفت را ردیابی کنید.
• افزایش بهره‌وری: در مورد نحوه صرف زمان و شناسایی زمینه‌های بهبود بینش پیدا کنید.
• همکاری بهتر: گزارش‌های زمان را به اشتراک بگذارید و روی پروژه‌ها و وظایف با هم کار کنید.
• دریافت گزارشات تحلیلی: گزارشات و تحلیل‌هایی دقیق در مورد استفاده از زمان و بهره‌وری دریافت کنید.
• یکپارچه‌سازی: Toggl با بسیاری از ابزارهای دیگر ادغام شود مانند نرم افزار مدیریت پروژه (Asana، Trello،Basecamp و Jira)، ابزارهای ایجاد صورتحساب (QuickBooks،Xero  و FreshBooks)، تقویم‌ها (Google Calendar و iCal)، ابزارهای ارتباطی (Slack و HipChat) و مرورگرهای وب (Chrome و Firefox).

نرم افزار مدیریت زمان ایرانی

هدف سنج، آرسس، IPMP و همتیک، چهار ابزار مدیریت پروژه ایرانی هستند که به شما کمک می‌کنند کنترل زمان و هزینه‌های خود را به دست بگیرید و منابع و نیروهای خود را مدیریت کنید.

نرم افزار مدیریت زمان برنامه های اندروید

یک نرم افزار مدیریت زمان استفاده از گوشی می‌تواند کمک بسیار بزرگی به ما در مدیریت کردن زمان کند. چراکه بسیاری از ما از روی عادت و بدون اینکه متوجه باشیم از موبایل و شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کنیم و مقدار زیادی از زمان ارزشمندی که در دسترس داریم را از دست می‌دهیم. در ادامه با چند نرم افزار مدیریت زمان استفاده از گوشی آشنا می‌شویم.

اپلیکیشن مدیریت زمان برنامه های اندرویدی Digital Wellbeing

Digital Wellbeing یک برنامه داخلی است که در اکثر دستگاه‌های اندرویدی وجود دارد. این برنامه ابزارهایی را برای نظارت و مدیریت زمان صفحه نمایش ارائه می‌کند. با این برنامه می‌توانید برای برنامه‌های دیگر تایمر بگذارید یا میزان استفاده از آن‌ها را ردیابی کنید.

برنامه مدیریت زمان استفاده از موبایل AppBlock

AppBlock اپلیکیشنی است که به شما امکان می‌دهد برنامه‌های زمانی سفارشی ایجاد کنید تا دسترسی به برنامه‌های خاص را در ساعات خاصی از روز مسدود کنید و حداکثر محدودیت‌های زمانی استفاده را برای هر برنامه تعیین کنید.

برنامه مدیریت زمان استفاده از گوشی Freedom

Freedom به شما امکان می‌دهد وب‌سایت‌ها و برنامه‌هایی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند را مسدود کنید. این برنامه می‌تواند در چندین دستگاه همگام‌سازی شود و دسترسی به برخی برنامه‌ها را در زمان‌های خاص مسدود کند.

برنامه مدیریت زمان استفاده از موبایل Forest

Forest این برنامه از گیمیفیکیشن برای تشویق تمرکز استفاده می‌کند؛ به این صورت که هنگامی که یک کار را شروع می‌کنید، یک درخت مجازی می‌کارید که تا زمانی که برنامه را ترک نکنید، رشد می‌کند. اگر از برنامه خارج شوید، درخت می‌میرد. بنابراین Forest یک راه سرگرم کننده برای ایجاد انگیزه در شما برای ادامه کار است.

چگونه مهارت مدیریت زمان در کارمندان پرورش دهیم؟

همانطور که پیش‌تر نیز گفتیم، هر فردی فارق از نوع شغل و فعالیتی که انجام می‌دهد باید دقیقا بداند که مدیریت زمان چیست و چگونه آن را انجام دهد. با این حال، همه کارمندان کارکنان به طور طبیعی در مدیریت زمان خود مهارت ندارند. خوشبختانه، مراحلی وجود دارد که می‌توانید برای کمک به کارکنان خود در بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و بهره‌وری بیشتر انجام دهید.

بیان انتظارات به صورت روشن و واضح

کارکنان باید بدانند که از نظر بهره‌وری و مدیریت زمان از آنها چه انتظاری دارید. اهداف و ضرب الاجل‌های مشخصی را تعیین کنید و آن‌ها را به طور واضح به تیم خود در میان بگذارید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما عواقب برآورده نکردن این انتظارات را درک می‌کنند. برای کمک به موفقیت انتظاراتی که از آن‌ها دارید، همچنین پشتیبانی و منابع لازم را به آنها ارائه کنید.

تشویق به استراحت و تفریح

ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما استراحت و تفریح در واقع می‌تواند بهره‌وری و مدیریت زمان را بهبود بخشد. کارمندان خود را تشویق کنید که به طور منظم در طول روز استراحت کنند و مطمئن شوید که زمان تعطیلات خود را به تفریح و استراحت اختصاص می‌دهند. این کار می‌تواند به آنها کمک کند تا انرژی تازه‌ای بگیرند و با تمرکز و بهره‌وری بیشتر به سر کار بازگردند.

فراهم کردن ابزار و منابع

نرم‌افزارهای زیادی برای کمک به کارمندان در مدیریت زمان وجود دارد. این ابزارها را در اختیار تیم خود قرار دهید و استفاده از آنها را به کارمندانی که با مدیریت زمان درگیر هستند، توصیه کنید.

ارائه آموزش مدیریت زمان

یکی از مؤثرترین راه‌ها برای بهبود مدیریت زمان در کارکنان، ارائه آموزش در این زمینه است. شرکت در دوره مدیریت زمان می‌تواند به کارمندان کمک کند تا اولویت‌ها را تعیین کنند، عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنند و از اهمال کاری اجتناب کنند.

دوره مدیریت زمان

در دوره مدیریت زمان، تکنیک‌ها و استراتژی‌های اثبات شده مدیریت موثر زمان، اولویت بندی وظایف و دستیابی به اهداف خود را به صورت عملی خواهید آموخت. در این دوره یاد می‌گیرید که چگونه از تکنیک‌ها و ابزارهای قدرتمند برای افزایش بهره‌وری و کاهش استرس خود استفاده کنید. فرقی نمی‌کند مدیر یک شرکت، یک فرد خانه‌دار یا دانش‌آموز باشید؛ در هر صورت توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی به تبدیل شدن شما به بهترین نسخه از خودتان کمک می‌کند.

در دوره مدیریت زمان آکادمی هوش مصنوعی رازها و نکاتی را یاد می‌گیرید که در هیچ منبع دیگری گفته نشده است. در این دوره قرار نیست فقط مباحث تئوری مرور شود؛ بلکه تمام تکنیک‌ها به صورت عملی آموزش داده می‌شود. با تاثیراتی که این دوره روی آینده شما می‌گذارد، بخاطر شرکت در آن از خودتان تشکر خواهید کرد.