مدیریت زمان چیست و چگونه آن را انجام دهیم؟

اصطلاح «وقت طلاست»، جمله‌ای که از زمان کودکی تا به امروز بارها و بارها آن را شنیدیم و روبرو شدیم، این جمله را از افرادی که برای ما مصداق موفقیت و الگو هستند بصورت مکرر شنیدیم و روی مدیریت زمان تاکید بسیاری داشتند. با گذشت زمان به مفهوم این جمله بسیار پی بردیم و فهمیدیم که برای رسیدن به موفقیت در تمام زمینه‌هایی که برای آن‌ها هدف داریم، پای مدیریت زمان در میان است.

از مهم‌ترین و اساسی‌ترین مهارتی که برای رسیدن به موفقیت در هر زمینه‌ای به ما کمک می‌کند، مدیریت زمان بصورت اصولی و از روش‌های صحیح آن است. افرادی که بصورت مدیریت شده از زمان خود استفاده نمی‌کنند به ندرت می‌توانند به موفقیت برسند؛ مدیریت زمان این امکان را به ما می‌دهد که بتوان زمان مناسبی را به کارهای ضروری اختصاص داد و در همین راستا تسلط بهتری و بیشتری روی زمان خود داشته باشیم.

یکی از عواملی که باعث می‌شود تا کیفیت زندگیمان افزایش پیدا کند و میزان رضایتمان از زندگی بالا برود، مدیریت زمان است ولی تا به حال به این فکر کردید که مدیریت زمان چیست؟ همه‌ی ما تا به الان تلاش‌های بسیاری کردیم تا مدیریت زمان بهتری داشته باشیم اما اگر بصورت کامل با این مهارت آشنا نیستید، در ادامه این مطلب همراه من باشید تا با دید تازه‌ای به آن بنگریم و با دقت بیشتری به زوایای پنهان آن بپردازیم.

از آنجایی که زمان محدودی در طول شبانه روز وجود دارد باید بصورت بهینه‌تری مدیریت زمان داشته باشیم تا بتوان بهره‌وری بهتری از زمان داشت. مدیریت زمان این کمک را به ما می‌کند که بتوانیم زمان بیشتری برای فعالیت‌هایی که اولویت بالاتری دارند صرف کنیم. بطور مثال  بصورت مداوم باید از خودمان بپرسیم که چه کارها و فعالیت‌هایی برایمان مهم‌تر است و چه میزان زمانی برای آن نیاز است؟ مدیریت زمان نه تنها برای اشخاص در زندگی اهمیت دارد، بلکه در سازمان‌ها، نهادها، شرکت‌ها و مجموعه‌ها کاربرد دارد و از اهمیت بالایی برخوردار است.

حال سوالی که پیش می‌آید این است که مدیریت زمان شامل چه مواردی می‌شود و از چه بخش‌هایی تشکیل می‌شود، مدیریت زمان شامل موارد زیر می‌باشد:

• برنامه ریزی تاثیرگذار و موثر
• شفافیت در هدف گذاری ها
• مشخص کردن بازه‌های زمانی متناسب با انجام هرکار
• اولویت بندی اهداف
• تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران
• گزارش کار نوشتن

برنامه‌ریزی تاثیرگذار و موثر

برای اینکه مدیریت زمان باکیفیتی داشت باید از قبل برنامه ریزی کرد، کاری که همیشه انجام دادیم و لیست و فهرستی از کارهایمان می‌نویسیم؛ فهرستی از کارهای مهمی که طبق یک بازه زمانی دقیق در روز مشخص نوشت و تمامی فعالیت‌هایی که بر اساس اولویت مهم‌تر هستند را باید زودتر انجام داد و کارهایی که از اهمیت برخوردار نیستند به بازه‌ی زمانی دیگیری موکول می‌کنیم. هر کاری باید بصورت کامل انجام شود و تا وقتی که آن کار به اتمام نرسیده است، نباید کاری جدیدی را شروع کنیم! و بعد از اتمام و تکمیل هر کار در لیست حتما تیک انجام دادن آن را بزنیم.

شفایت در هدف گذاری ها

در نوشتن اهدافتان همیشه دقت داشته باشید که هدف هایی را انتخاب کنید که قابل دستیابی و ممکن باشند. تصمیم بی‌هدف شبیه به یک کشتی گم‌شده در اقیانوس است پس از واقعی و حقیقی بودن اهدافتان اطمینان حاصل کنید.

مشخص کردن بازه‌های زمانی متناسب با انجام هرکار

برای هرکاری که در لیست انجام کارها می‌نویسید، حتما و باید یک بازه زمانی مشخص کنید تا بتوانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید. در نظر داشته باشید که همیشه تلاش کنید تا زودتر از مهلت زمانی که مشخص کردید آن کار را انجام دهید و تمام کنید. در تمام مسیری که در حال برنامه‌ریزی هستید سعی داشته باشید که مالکیت فکری که دارید در دستان خودتان باشد چون بهترین فردی که می‌تواند برای کارهایتان بازه زمانی مشخص کند خودتان هستید.

اولویت بندی اهداف

در مدیریت زمان باید بین کارهای مهم و فوری و کارهای غیرضروری تفاوت بگذارید و کارهای روزانه‌تان را بر اساس درجه اهمیت آن‌ها اولویت بندی کنید. در مورد اولویت بندی اهداف باید کارهایی که در طول یک روز انجام دهید و کارهای که ممکن است انجامشان یک ماه زمان ببرد را مشخص کنید.

تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران

به یاد داشته باشیم که ما توانایی این که همه کارها را به تنهایی انجام دهیم را نداریم و می‌توانیم از دیگران در انجام کاری کمک بگیریم یا آن کار را به شخصی بسپاریم. نه گفتن را یاد بگیریم و وقتی که توانایی انجام کاری را نداریم آن را قبول نکنیم، کارهایی که انجام می‌دهید باید طبق مهارت و تخصصتان باشد تا بتوانید از پس آن‌ها بربیایید و انجامشان دهید. اگر کاری را هم به دیگران می‌سپارید باید دقت داشته باشید که آن کار با تخصصی که دارد هماهنگ است و همخوانی دارد.

گزارش کار نوشتن

در این بخش باید بعد از انجام دادن کارها خروجی آن روزتان را یادداشت کنید و به خودتان گزارش کار دهید. امتیاز ویژه‌ای که در این کار است این است که شما با خروجی یک روزتان روبرو می‌شوید و متوجه نتیجه خواهید شد. بطور مثال شما می‌توانید طبق گزارش کارهای روزانه، ساعت کل و مفید کاری‌تان را محاسبه کنید و هر ۷ روز یکبار بصورت گزارش هفتگی ساعات کل و مفیدتان را بدست آورید و هر هفته را با هفته‌ی قبلی خود مقایسه کنید، این کار باعث آگاهی شما از روند رشد شما می‌شود.

با بکارگیری درست از مدیریت زمان میتوان روی تمامی زوایا و جنبه‌های زندگی شخصی، اجتماعی، شغلی و غیره تاثیر گذاشت، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بتوانید از اهمیت زمان در رشد و توسعه فردی و یادگیری خود آگاه شوید و با استفاده از راهکارها و تکنیک‌ ها، دلایل کمبود زمان خود را پیدا کنید و در راستای بهبود و افزایش کیفیت آن تلاش کنید و نواقص مدیریت زمان را رفع کنید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یعنی هماهنگی کارها، فعالیت‌ها و وظایف برای به نتیجه رساندن تلاش‌های فردی جهت اثربخشی و تاثیرگذار بودن. مدیریت زمان از باارزش‌ترین و مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر فردی باید در زندگی شخصی، کاری و تحصیلی خود داشته باشد تا بتواند رشد و توسعه فردی را بصورت مستمر ادامه دهد.

استفاده غلط از مدیریت زمان باعث می‌شود در زندگی شخصی و کاری خود دچار آشفتگی و سرگردانی شوید و از این رو باید نگاه ویژه و خاصی به زمان و وقت خود داشت چرا که مدیریت زمان از اساسی‌ترین و مهم‌ترین جنبه‌های زندگی است و باید با شایستگی و احترام بیشتری با آن روبرو شد. اگر بتوانیم هنر مدیریت زمان را یاد بگیریم، زندگی روزمره ما در تمامی بخش‌ها شامل تغییرات مثبتی خواهد شد.

استفاده مفید از زمان به رشد و توسعه فردی، کاری، تحصیلی و … می‌شود که باید برای هر دقیقه از زمان روزمرمان برنامه ریزی داشته باشیم.  اهمیت مدیریت زمان به میزانی مهم است که توجه بیشتر به آن باعث ایجاد تاثیرات مثبتی بر روی زندگی روزمرمان می‌شود. محدودیت مدیریت زمان بیشتر در مسائل کاری و شغلی حس می‌شود و این موضوع باعث شده تا افراد در حوزه کاری خود به زمانشان توجه بیشتری داشته باشند تا بتوانند وظایف و مسئولیت‌های کاری خودشان را با بهترین کیفیت در مناسب‌ترین زمان به نتیجه برسانند و انجام دهند.

هدف از مدیریت زمان چیست؟

در مدیریت زمان بصورت منظم‌تر و همگام‌تر، زمان را می‌شناسیم واین شناخت باعث می‌شود تا در مدیریت کردن انجام بقیه کارها، دقیق‌تر عمل کنیم. با بکارگیری از مدیریت زمان می‌توانیم وظایفی که برای خود مشخص کردیم طبق بازه زمانی تعیین شده آن‌ها را انجام دهیم که این کار باعث افزایش بهبود روحیه و تقویت اعتماد به نفس می‌شود.

مهارت مدیریت زمان و بهره‌وری در راستای هم با یکدیگر ارتباط مستقیمی دارند و با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان میتوان در یک بازه‌ی زمانی دقیق و درست به موفقیت‌های از پیش‌تعیین‌شده رسید، همچنین اگر زمان را به شکل درستی مدیریت کنیم در طول شبانه‌روز میزان عملکرد و بهره‌وری به بالاترین سطح می‌رسد.

طی تحقیقاتی که پژوهشگران و محققان در افرادی که مدیریت زمان بهتری دارند انجام دادند به این نتیجه رسیدند که استرس و اضطراب کمتری دارند و این علت باعث شده تا سطح فعالیت و بهره‌وری آن‌ها بهتر و بالاتر باشد. در نتیجه با مدیریت زمان داشتن میتوان کارها را طبق زمان اصولی در بهترین وضعیت اصولی به عالی‌ترین شکل ممکن همراه با آرامش آن‌ها را انجام داد و قدم به قدم به موفقیت‌‌ها رسید.

بااستفاده از مدیریت زمان، به شکل موثرتری میتوان زمان را روی کارهایی که ضروری هستند و اولویت دارند استفاده کرد. افراد با مدیریت دقیق زمان می‌توانند برای انجام هر کار بصورت دقیق‌تری زمان موردنیاز را به آن کار اختصاص دهند. بطور کلی و خلاصه، آنچه که مدیریت زمان به ما می‌آموزد این است که از زمان محدود خود در طول شبانه روز، بهترین بازآوری و خروجی را داشته باشیم.

برای مدیریت زمان بهتر، برنامه ریزی کن

برای استفاده‌ی بهتر از زمان در طول روز باید برنامه ریزی خوبی داشته باشیم، از اساسی‌ترین و مهم‌ترین کارهایی که در مدیریت زمان وجود دارد، برنامه ریزی است اما یادمان باشد که نباید کارها را به قصد تمام شدن انجام دهیم چون در این حالت ممکن از کیفیت انجام کار کاسته شود و آن نتیجه‌ای که مدنظرمان است بدست نیاوریم. برنامه ریزی در مدیریت زمان به فرد حس هدفمندی می‌دهد که باعث می‌شود منظم بود و کارها را سروقت انجام داد.

همیشه مرسوم است که وقتی قصد داریم سفری برویم از قبل نقشه راهی مشخص می‌کنیم، لیستی از وسایلی که به آن‌ها نیاز داریم می‌نویسیم تا همراهمان باشد، هماهنگی‌هایی که لازم است را انجام می‌دهیم، تمامی این کارها برای این است که تجربه خوبی از سفرمان داشته باشیم. شکل واقعی این مثال را میتوان در پیشبرد اهداف دید! یادمان باشد که باید همیشه برنامه ریزی داشته باشیم که قصد داریم چگونه پیش برویم. به شدت مهم است که اهدافمان را بصورت شفاف و واقع گرایانه بنویسیم و برای دستیابی به آن‌ها سخت تلاش کنیم اما برنامه ریزی مکملی در کنار اهداف داشتن است زیرا باعث می‌شود بخش به بخش هر هدف را بنویسیم و برای انجام هر بخش یک بازه زمانی در نظر بگیریم و برای به نتیجه رسیدن بی‌وقفه تلاش کنیم.

مدیریت زمان برای چه افرادی است؟

مدیریت زمان و تکنیک های مدیریت زمان انواع مختلفی دارد که باعث می‌شود تا ما در برخورد با زمان و وقت خود، عملکرد بهتری نشان دهیم و نتیجه‌ی بهتری داشته باشیم اما در اصل، مدیریت زمان برای هر فردی می‌تواند باشد چرا که نه محدودیت سنی و جنسی دارند نه مختص به قشر خاصی است اما در واقع مدیریت زمان برای

• افرادی که در برنامه‌ریزی داشتن ضعف دارند.
• افرادی که فکر می‌کنند هرچقدر هم کار می‌کنند باز هم زمان کم می‌آورند
• افرادی که می‌خواهند در زندگی شخصی، کاری، تحصیلی و … به نظم برسند.
• افرادی که موقع انجام کاری، اتلاف وقت زیادی دارند.
• می‌باشد که این افراد می‌توانند با بکارگیری تکنیک‌ ها و شیوه‌های درست مدیریت زمان، بهترین عملکرد را داشته باشند.

چه مهارت‌هایی میتوان با مدیریت زمان بدست آورد؟

افرادی که مدیریت زمان را به شکل بهتری یاد می‌گیرند، می‌توانند در تمامی ابعاد زندگی روزمره‌شان به کار ببرند و بهترین نتیجه را بگیرند اما مهارت‌هایی که به کمک مدیریت زمان میتوان بدست آورد همچون مهارت‌هایی

• برنامه ریزی و ساما‌ندهی بهتر کارها
• مقابله با تنبلی، اهمال کاری و ایده آل گرایی
• به سرانجام رساندن کارها با بهترین نتیجه
• زمان بندی و الویت بندی انجام کارها
• هدف گذاری بهتر و افزایش تمرکز
• مدیریت انگیزه و انرژی
• آشنایی و کار کردن با ابزارهای مدیریت زمان

می‌باشند که این مهارت‌ها فقط بخش کوچکی از مدیریت زمان است که هر چه تسلط بهتر و بیشتری روی زمان و وقت خود بدست آوریم، میزان مهارتمان هم افزایش پیدا می‌کند.

موضوع مدیریت زمان برای تمامی افراد با هر سنی، شغلی و تحصیلاتی مناسب است و می‌توانند با بکارگیری تکنیک های مدیریت زمان در انجام دادن کارها و نتیجه گیری بالاترین کیفیت خروجی از زمانشان را داشته باشند.

ابزارهای مدیریت زمان کدامند؟

طبیعتاً برای انجام دادن هرکاری نیاز به ابزارهای مرتبط با آن است، در بخش مدیریت زمان هم ابزارهایی وجود دارد که با استفاده از آن‌ها میتوان تجربه بهتری از مدیریت زمان داشت. این ابزارها مجموعه، نرم افزارهای مدیریت زمان هستند که عبارتند از:

• To Do list
• Google Calendar
• Ever Note
• Wunderlist
• Trello
• One Note
• Clockify

در این بین از نوشتن روی کاغذ هم نباید غافل شد! از ابزارهایی مثل استیکی نوتی یا سررسید هم میتوان استفاده کرد. به نظر شخصی خودم نوشتن روی کاغذ و پیاده سازی برنامه روی کاغذ، حس و حال متفاوت‌تری نسبت به استفاده از ابزارهای دیجیتال و آنلاین می‌دهد!

برای مدیریت زمان، نیازی به هیچ زیرساخت و پیش‌زمینه‌ای نیست، مدیریت زمان در هر شغل و زمینه کاری و رشته‌ای مفید است و کاربرد دارد؛ فقط باید با آگاهی بیشتری بصورت مستمر همراه با پشتکار و صبوری ادامه داد.

محاسبه روزانه زمان های هدر رفته

وقتی پای اعداد و ارقام در کاری وسط می‌آید، تمامی توجه‌ها را به خودش جلب می‌کند و اهمیت آن را برای ما نمایان می‌کند. در این بخش روشی ساده برای محاسبه زمان‌های از دست رفته را در طول ۲۴ ساعت یا همان یک روز را بررسی می‌کنیم.

در طی یک روز، مسائل مختلفی وجود دارند که باعث می‌شوند نظم ذهن‌مان را دچار اختلال کنند. اگر بخواهیم بطور متوسط میزان حواس پرتی خود را محاسبه کنیم و تخمین بزنیم، باید در عدد ۲۵ ضرب کنیم تا میزان وقت هدر رفته را بدست آوریم. حالا سوالی که برایتان پیش می‌آید این است که عدد ۲۵ را از کجا آورده شده اشت؟

طی تحقیقات و پژوهش‌های فردی به نام گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا آمریکا نتایجی حاصل شده است که بطور متوسط و میانگین، برای هر وقفه‌ای که پیش می‌آید بین ۲۳ دقیقه تا ۲۵ دقیقه زمان می‌برد تا ذهن به شرایط عادی خودش برای ادامه کار برگردد. بسیاری از تحقیقات در این زمینه زمان دقیق را ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه محاسبه کردند.

در همین راستا به مثالی رایج از چک کردن تلفن همراه در زمان کار کردن اشاره می‌کنیم، بررسی کردن حساب‌های کاربری در شبکه‌های اجتماعی به اندازه ۳۰ ثانیه، به این اندازه ذهن ما را درگیر نمی‌کند بلکه به میزان حدودا ۲۵ دقیقه زمان می‌برد تا ذهن ما آماده برگشت به کار قبلی شود، در نتیجه حضور تلفن همراه در زمان کار کردن تمرکز و نظم ذهن ما را بصورت موقتی از بین می‌برد. طبق ادامه‌ی تحقیقات مارک، تاثیرات ناشی از این اتفاق باعث کاهش بهره‌وری می‌شود و تاثیرات سو و منفی همچون بدخلقی، استرس، اضطراب و عدم تمرکز به همراه دارد.

وی در ادامه تحقیقاتش درمورد حواس پرتی و زمان‌های هدررفته با آزمایشی که روی کارمندان یک کمپانی در زمینه مالی، متوجه این موضوع شد که نیمی از زمان‌های هدررفته توسط خود افراد ایجاد می‌شود، بطور مثال با باز کردن صفحه فیسبوک‌شان و چک کردن آن و باز گذاشتن نوتیفیکیشن‌های شبکه‌های اجتماعی روی سیستمشان خودشان عامل حواس پرتی می‌شوند.

مراقب تمرکزت باش!

انجام همزمان چندین کار با همدیگر باعث می‌شود که میزان تمرکزمان کاهش پیدا کند و دچار حواس پرتی شویم، خیلی‌ها بر این باورند که استثنایی هستند و در این مورد می‌توانند که چندین کار را بصورت همزمان انجام دهند! در همین رابطه آقای پیتر دراکر (Peter Drucker) نویسنده و بنیانگذار مدیریت مدرن در یکی از کتاب‌هایش به نام مدیر اثربخش (The Effective Executive) درباره این موضوع گفته است و نوشته که در دنیای واقعی افرادی بسیار کمی مانند موزارت (Mozart) وجود دارند که می‌توانند بصورت همزمان روی چندین قطعه موسیقی کار کنند و به همین دلیل افراد کمی هستند که شبیه به موزارت اجرا داشته باشند. پس نتیجه می‌گیریم که با کنار گذاشتن کارهایی که سبب عدم تمرکز می‌شوند، میتوان تمرکز بیشتری داشت و کارهای در حال انجام را به پایان رساند.